Questa pandemia globale ha reso fondamentale la digitalizzazione delle imprese e il miglioramento dei sistemi tecnologici sui quali facevano affidamento. Lo smart working è diventata una realtà quotidiana per milioni di lavoratori in tutto il mondo, come lo sono diventate le videoconferenze e i meeting online.
Come agenzia di assistenza informatica abbiamo ricevuto numerose richieste, in questo periodo, per il supporto nella tecnologizzazione delle aziende della zona. Per questo abbiamo pensato di raccontare la nostra esperienza e consigliarvi strumenti e approcci corretti per lo smart working e le videoconferenze di lavoro.
Le videochiamate hanno rivoluzionato il modo di lavorare
Il modo di fare business è cambiato.
Gli incontri tra clienti e fornitori non avvengono più fisicamente ma vengono effettuati online via meeting e videoconferenze. Tutto gira intorno alle videochiamate e ai sistemi di messaggistica istantanea. I dipendenti interni dell’azienda comunicano fra loro via Skype, Zoom o Google Meeting e così commerciali e account incontrano e gestiscono clienti e fornitori attraverso le videoconferenze. E così le riunioni virtuali hanno sostituito gli incontri nelle sale conferenze degli uffici.
Lo schermo di un computer ha sostituito la stretta di mano e il primo approccio con i clienti, rendendolo forse più freddo ma anche più veloce e flessibile. Una videoconferenza puoi registrarla, puoi adattarla alle esigenze della situazione e mettere in contatto persone e realtà molto distanti fra loro in modo veramente semplice.
I meeting online sono diventando fondamentali. Proprio per questo è importante che le aziende riflettano bene sugli strumenti utilizzati per le videoconferenze. Bisogna riuscire a fare una buona impressione anche online, ed è impossibile farlo con una connessione di bassa qualità e con webcam/microfoni scadenti che rendono scarsamente seguibile la conferenza.
Gli immancabili strumenti per videoconferenze e meeting online
Ci sono, però, alcuni accessori e strumenti che possono venire in vostro aiuto per aiutarvi a rendere perfetta una videoconferenza e gestirla in modo ottimale.
Partiamo dai più basilari.
Webcam
Uno dei primi aspetti che viene valutato, in un meeting online, è la qualità del video. Se vuoi fare una buona impressione non puoi utilizzare la webcam del tuo notebook del 2010, e neppure una esterna da 10 € comprata ad un mercatino dell’usato.
Il fatto che si sia passati dalle riunioni fisiche a quelle virtuali non significa che non si debba curare il proprio approccio al cliente e trasmettere la propria affidabilità. Eh sì, la qualità del video aiuta ad essere percepiti come professionisti.
Microfoni
La voce riveste una grande importanza nelle riunioni. Lo faceva prima e lo fa ancor più adesso, essendo uno dei pochi aspetti che vengono trasmessi. Per questo è importante comprare un microfono di qualità che ti permetta di far sentire la tua voce in modo chiaro e vivido, senza quegli spiacevoli effetti robotici.
Per tua fortuna, la maggior parte delle webcam montano microfoni piuttosto discreti. Un consiglio potrebbe essere quello di acquistarne uno a clip, molto utile se ti muovi, magari per mostrare grafici in ufficio.
Connettività
Quante volte ti è capitato di partecipare a riunioni in cui la connessione di bassa qualità ha creato problematiche o l’ha resa addirittura infattibile? Call che cadono, lag e problemi di connessione sono ormai all’ordine del giorno.
In un’azienda, però, questi errori non possono presentarsi. Se la connessione della tua azienda vacilla, che idea potrà farsi il tuo cliente/partner/fornitore? Purtroppo in Italia la connettività lascia alquanto a desiderare e sono ancora molte le aziende che presentano sistemi scadenti e antiquati.
Per fortuna i nostri assistenti informatici saranno più che felici di aiutarti a migliorare la tua infrastruttura IT aziendale e ad ottimizzare la fibra ottica o la connettività Wi-fi all’interno della tua azienda.
Se non sei conventi della qualità e dei benchmark del tuo ambiente IT puoi sempre contattarci per un IT assessment, grazie al quale potremo aiutarti a ottimizzare il tuo reparto informatico e ad abbassarne i costi.
Strumenti avanzati per videoconferenze
Esistono alcuni strumenti ancora più adatti alle videoconferenze, soluzioni ad elevate prestazioni e flessibilità adatte a grandi sale riunioni, aule di formazione e altri ambienti di lavoro per il quale sono necessarie accortezze particolari. Questi sono i sistemi di collaborazione video, noti anche come room devices.
I sistemi di videoconferenza Yealink, ad esempio, garantiscono una maggiore flessibilità e un’ottima collaborazione fra video, audio e altri contenuti. Come azienda abbiamo scelto i loro Room System per garantire ai clienti strumenti affidabili e dalle alte prestazioni, come il MeetingEye 600, un sistema intelligente di videoconferenza in 4K. In generale, queste soluzioni comprendono telecamere, microfoni ottimizzati per le sale conferenza e pannelli touch di controllo e si integrano facilmente al tuo software di videoconferenza.
Se non sai quale scegliere e come integrarli nel tuo ambiente IT, puoi richiedere una nostra consulenza informatica: saremo felici di aiutarti.
Questi strumenti ti permetteranno di fare un incredibile salto di qualità e di portare le videoconferenze aziendali e le riunioni online di lavoro ad un nuovo livello.
Hardware e PC
E, infine, non si può sottovalutare l’importanza dei PC dai quali si effettuano le videoconferenze. La scelta del computer aziendale riveste una grande importanza, tanto quanto dei software e programmi che vi vengono utilizzati.
Vantare un’infrastruttura IT ottima e una buona connettività sarebbe sprecato senza un computer con il quale sfruttarla. Quindi, se vuoi che le tue videoconferenze siano perfette, poni attenzione anche all’acquisto dei PC.
L’ultimo consiglio è quello di andare ad aggiungere anche un telecomando o controllo remoto, molto utile per rendere più fruibile il meeting.
Amante di Formula 1, ha sempre studiato il funzionamento delle macchine e raggiunge la pole position con i computer! Scrive riguardo hardware e reti.
