Nonostante la posta elettronica sia stata inventata ancor prima del web stesso, questo strumento continua a rivestire un ruolo preponderante rispetto agli altri mezzi di comunicazione, per svariate ragioni.
Le e-mail aziendali contengono informazioni molto importanti e il loro interscambio è fondamentale per tutte le imprese. Alcuni dati possono essere davvero rilevanti, specialmente quando si parla di grandi imprese, di multinazionali e di enti governativi.
Eppure, anche se esistono oggi altri mezzi di comunicazione, nessuno sarebbe disposto a rinunciare ai tradizionali messaggi di posta elettronica aziendale. Oggi le e-mail sono ancora fondamentali, soprattutto nello Smart Working e nella collaborazione a distanza.
Ecco perché è essenziale puntare su un servizio di gestione delle e-mail aziendali che si riveli sicuro ed efficiente.
Che cosa si intende per gestione delle e-mail
La gestione delle e-mail aziendali può risultare ancora più efficiente se si usano degli appositi programmi, come il software MailArchive, noto servizio di archiviazione e-mail che siamo soliti consigliare ai nostri clienti durante le consulenze informatiche. L’archiviazione è, infatti, uno degli strumenti più importanti per gestire al meglio le e-mail a lavoro.
Anche le e-mail in arrivo, così come quelle in uscita, devono essere ben conservate, in modo da poter essere disponibili in qualsiasi momento. Senza avere libero accesso alle e-mail non si riescono a organizzare le varie attività aziendali e, se i messaggi non vengono gestiti nella maniera più giusta, si può incorrere in grosse perdite di tempo.
Gestire le e-mail significa avere una casella di posta ordinata, perché tutto ciò influisce inevitabilmente sulle corrispondenze e sull’organizzazione. Inoltre, quando si rimandano delle attività legate alle mail, si apre più facilmente la strada legata alla procrastinazione.
Molto importante è, quindi, utilizzare un client di posta elettronica adatto al flusso di lavoro.
I vantaggi della posta elettronica aziendale
Immediatezza
L’email è un mezzo di comunicazione asincrono, cioè non presuppone una risposta immediata, ma allo stesso tempo è istantaneo, indipendentemente dalla posizione del destinatario. L’utilizzo delle mail rende facile e più veloce la trasmissione di informazioni importanti e permette aggiornamenti sullo stato di un ordine o di una pratica quasi in real time.
Tracciabilità
Finché non vengono deliberatamente eliminati, i messaggi e-mail rimangono nella inbox dell’utente e possono essere facilmente richiamati attraverso le funzioni di ricerca di tutti i principali client, sia software che web-based. Questo archivio virtuale consente di rintracciare facilmente informazioni all’interno di una conversazione estremamente veloce ed efficiente.
Risparmio
L’e-mail è uno dei mezzi di comunicazione in assoluto più economici: le piccole aziende possono sottoscrivere uno degli innumerevoli servizi web-based gratuiti o affidarsi a soluzioni enterprise a prezzi sempre contenuti, portando con sé innumerevoli vantaggi.
Come gestire le e-mail aziendali al meglio
La condivisione di feedback
Ci sono molti strumenti che consentono di utilizzare la posta elettronica in maniera efficace. Per esempio alcuni programmi possono aiutare nell’aggiungere delle note, evidenziando frasi, parole e commenti. In questo modo non si fa altro che mandare dei feedback per apportare delle modifiche richieste.
È un’operazione molto utile, perché così nulla viene tralasciato, evitando di ricevere nuove e-mail per ogni nuovo commento. Si possono utilizzare anche specifici client per taggare utenti in particolare.
L’invio di file di grandi dimensioni
L’altra questione che si deve risolvere nella gestione delle e-mail è quella che riguarda la possibilità di inviare dei file anche di grandi dimensioni. Spesso ci si chiede quando il client riesca a supportare questo tipo di invio.
Esistono dei programmi, però, che riescono a condividere i file supportando una vasta gamma di formati. Per esempio alcuni software utilizzano la compressione per avere a disposizione tempi di caricamento e di scaricamento rapidi a piena risoluzione.
Come collaborare con le e-mail
Condividere e-mail e gestirle nel modo più efficace è anche una forma totale di collaborazione. Alcuni software si possono rivelare molto utili specialmente per facilitare il lavoro di squadra, in modo da poter apportare modifiche, aggiornamenti e, per chi si occupa della gestione, di offrire una panoramica chiara a tutto il team.
Tutto questo a patto che si rispettino delle regole molto precise, che non fanno altro che alleggerire tutto il lavoro. Per esempio, bisognerebbe sempre evitare il sovraccarico delle e-mail. L’ideale sarebbe provare a creare degli orari prestabiliti durante il corso della giornata per controllare la casella di posta, in modo da non essere disturbati dalle continue notifiche che arrivano.
La regolarità del controllo dipende dalle varie esigenze lavorative, in modo da aiutare a mantenere la concentrazione.
Il salvataggio degli allegati
Un’altra operazione che si dovrebbe sempre ricordare di fare per gestire le e-mail aziendali in maniera efficiente consiste nel salvare sempre gli allegati più importanti. Spesso si può perdere molto tempo nel cercare, fra le varie e-mail ricevute, quella che contiene un allegato ritenuto significativo.
Quindi il consiglio è quello di scaricare tutti gli allegati non appena vengono ricevuti. Possono essere nominati in maniera appropriata e salvati in una cartella, per poterli cercare e averli subito a disposizione anche in futuro.
La creazione di filtri
I filtri possono essere una risorsa molto utile per creare delle cartelle e-mail per messaggi diversi. Ma facciamo un esempio per essere più chiari. Si possono creare cartelle per un determinato progetto o si possono classificare in base al tipo di contenuto, come fatture, eventi aziendali, varie.
La maggior parte dei programmi di posta elettronica dà la possibilità di creare filtri in base a differenti criteri. Spesso alcuni software si rivelano da questo punto di vista veramente interessanti, perché le e-mail vengono indirizzate verso una cartella invece che in un’altra in base a determinate parole.
In questo modo ci si libera da quel flusso continuo di e-mail che spesso crea confusione, portando a dimenticarsi facilmente di rispondere a qualcuno. A tal proposito non si dovrebbe mai rimandare di rispondere ad un’e-mail, ma si dovrebbe concludere questo compito il più presto possibile, per non rischiare di dimenticare.
Consigli su come utilizzare al meglio le e-mail in azienda
Molte aziende tendono a sottovalutare l’importanza di dotarsi di un indirizzo e-mail aziendale che rifletta la ragione sociale dell’azienda stessa. L’utilizzo di account email gratuiti comporta l’assegnazione di indirizzi email del tipo mario@gmail.com: dal punto di vista dell’interlocutore, sia esso un cliente, un collaboratore o altro, ciò non trasmette professionalità ed affidabilità.
Per queste ragioni, è sempre preferibile utilizzare e-mail con un dominio personalizzato, del tipo mario@miaazienda.com: ciò è facilmente ottenibile affidandosi a hosting providers che forniscano un servizio SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) scalabile e serio.
La sicurezza prima di tutto
Nessuno si fiderebbe di mandare informazione sensibili o personali ad account e-mail da quale abbia ricevuto spam o che sappia essere stato compromesso in passato: per questo è fondamentale che la vostra azienda si affidi a soluzioni software comprensive di protocolli di sicurezza avanzati e filtri spam.
Questo si traduce in una maggiore tranquillità da parte vostra ma anche, e soprattutto, del cliente, che si fiderà di potervi spedire informazioni sensibili senza il timore di attacchi informatici.
La scelta di soluzioni flessibili
Nello scegliere l’e-mail provider più adatto alle vostre esigenze, tenere in considerazione la flessibilità dei servizi offerti è fondamentale: un servizio standard di business email dovrebbe permettere ad esempio un accesso multi-utente di tipo gerarchico, in modo che sia il manager che il collaboratore possano avere il controllo della comunicazione aziendale in ogni momento, come nel caso di un dipendente in malattia o in ferie o l’aiuto nella risoluzione di un problema.
Lasciate che le mail lavorino per voi
Le migliori soluzioni email a livello enterprise oggi offrono una serie di servizi integrati che aumentano l’efficienza ai task quotidiani. Questi strumenti comprendono: calendari per planning interni ed esterni, software d’ufficio (text editor, fogli di calcolo ecc.), filtri spam e malware, spazi di archiviazione cloud, sicurezza aumentata per la protezione di dati sensibili.
Risparmiate tempo e denaro
Non è detto che una soluzione gratuita faccia risparmiare più di una soluzione di tipo aziendale: gli account di posta gratuiti hanno spesso limitazioni, come ad esempio sullo spazio di storage: ciò richiederebbe una manutenzione costante per eliminare gli allegati pesanti e si tradurrebbe nel lungo periodo in tempo sprecato.
Scegliete soluzioni scalabili
Per aziende in fase di crescita, dover cambiare provider di posta può essere un incubo: dati persi, tempi tecnici di switch, clienti che si vedono tornare indietro email importanti. Scegliere una soluzione di mailing aziendale consente invece di espandere i servizi al crescere delle necessità dell’azienda stessa, come ad esempio aumentare il numero di caselle, modificare lo spazio di storage, eseguire dei backup e integrare strumenti collaborativi.
Il nostro CEO è un appassionato di calcio, lavora da più di 20 anni nell’IT Management e fa gol scrivendo della gestione dell’informatica aziendale e della telecomunicazione nel business.
