Centralini telefonici virtuali: cosa sono e a che cosa servono?

Centralini telefonici virtuali: cosa sono e a che cosa servono?

Man mano che il giro d’affari di un’azienda cresce, le distanze fra gli uffici possono crescere di pari passo, fino ad arrivare al punto di dover gestire comunicazioni in tutto il globo. A differenza dei sistemi di telefonia tradizionali, i centralini telefonici virtuali (chiamati anche cloud phone systems) basati sulla tecnologia VoIP possono aiutare le aziende a connettersi con clienti a livello mondiale.

I centralini telefonici virtuali sono a tutti gli effetti dei software cloud che si basano sulla connessione ad internet per il funzionamento, replicando le funzionalità dei centralini telefonici classici ma ampliandone notevolmente le potenzialità.

In questo articolo vedremo assieme le cinque caratteristiche più interessanti dei centralini cloud di nuova generazione, e di come il loro utilizzo possa semplificare notevolmente le esigenze di comunicazione di un’azienda dinamica e decentralizzata.

1. Integrazione con piattaforme esterne e CRM

La necessità di integrare il più possibile i vari strumenti tecnologici utilizzati in azienda è quantomeno prioritaria, per ottimizzare costi e velocizzare i task.

Molti dei produttori di centralini telefonici virtuali hanno capito questa richiesta: i centralini on the cloud sono ormai tutti direttamente o indirettamente interfacciati con i CRM più popolari, diventandone a tutti gli effetti parte integrante.

2. Analisi avanzate

Per ricavare dati importanti dai flussi di comunicazione interni ed esterni all’azienda, i centralini telefonici virtuali moderni dispongono di funzionalità avanzate di reportistica, sia storici che real-time.

Tali rapporti possono essere interpellati in ogni momento, per recuperare ad esempio informazioni su un cliente, e customizzati per effettuarne in seguito l’esportazione, per ulteriori analisi.

Funzionalità avanzate come feedback sull’operatore e valutazione automatizzata della chiamata completano il ventaglio di tecnologie a disposizione.

3. Mobilità

Una delle caratteristiche più interessanti di un servizio telefonico cloud based per un’azienda riguarda alla sua indipendenza rispetto al luogo in cui si trova l’operatore, fintantoché abbia a disposizione una connessione internet.

Utilizzando i cosiddetti softphones, ossia app che ricalcano in tutto e per tutto le funzioni di un telefono tradizionale, l’operatore potrà rispondere ovunque si trovi, con in più features avanzate come il call forwarding e routing.

4. Ridondanza e failover

Più che una caratteristica, queste funzioni rappresentano una misura di sicurezza imprescindibile nei moderni flussi aziendali, dove la rintracciabilità e disponibilità continua sono necessità cruciali: nel caso di un guasto o di un evento catastrofico la business continuity è assicurata dal fatto che, essendo on the cloud, il centralino telefonico è un sistema ridondante.

In sostanza, a patto di avere una connessione internet disponibile, si potrà riprendere a lavorare da un altro terminale senza perdere nulla in termini di dati e storico delle conversazioni.

5. Messaggistica unificata

Nonostante vi siano diversi motivazioni per il passaggio alla tecnologia VoIP, differenti a seconda della grandezza dell’azienda, esiste una caratteristica che rende più facile la vita di qualsiasi tipo di business: l’unified messaging.

Questa tecnologia mira a riunire in un singolo flusso di comunicazioni (tipicamente via mail ma anche attraverso altri sistemi di messaggistica istantanea) i messaggi di testo, i fax e la segreteria telefonica ricevuti dal centralino telefonico virtuale. In questa maniera, si risparmia tempo e si ha tutto sotto controllo semplicemente consultando la propria casella di posta.

Nonostante esistano altre funzionalità dei centralini telefonici virtuali utili alle aziende per rimanere flessibili, risparmiare denaro e ottimizzare le comunicazioni, quelle elencate sono le principali, quelle che non dovrebbero mancare nel caso si stia confrontando delle offerte di gestori di questo tipo di servizi.