Email in azienda, le migliori soluzioni informatiche per gestirle al meglio senza impazzire

Email in azienda, le migliori soluzioni informatiche per gestirle al meglio senza impazzire

Che le email abbiano ancora un ruolo fondamentale nella comunicazione aziendale, è innegabile.
Ogni giorno, milioni di email vengono spedite dalle aziende ai fornitori e clienti, dai dipendenti ai loro manager, da un collaboratore all’altro. Nonostante sia stato inventato ancor prima del web stesso, questo strumento continua a rivestire un ruolo preponderante rispetto agli altri mezzi di comunicazione, per svariate ragioni. Vediamone alcune assieme:

  1. Immediatezza
    L’email è un mezzo di comunicazione asincrono, cioè non presuppone una risposta immediata, ma allo stesso tempo istantaneo, indipendentemente dalla posizione del destinatario. L’utilizzo delle mail rende facile e più veloce la trasmissione di informazioni importanti e permette aggiornamenti sullo stato di un ordine o di una pratica quasi in real time.

 

  1. Tracciabilità
    I messaggi email rimangono nella inbox dell’utente fintanto che non vengano deliberatamente eliminate e possono essere facilmente richiamate attraverso le funzioni di ricerca di tutti i principali client, sia software che web-based. Questo archivio virtuale consente di rintracciare facilmente informazioni importanti all’interno di una conversazione estremamente veloce ed efficiente.

 

  1. Economico
    L’email è uno dei mezzi di comunicazione in assoluto più economici: le piccole aziende possono sottoscrivere uno degli innumerevoli servizi web-based gratuiti o affidarsi a soluzioni enterprise a prezzi sempre contenuti, portando con se innumerevoli vantaggi.

Consigli su come utilizzare al meglio le email in azienda

Utilizzate una mail aziendale

Molte aziende tendono a sottovalutare l’importanza di dotarsi di un indirizzo email aziendale che rifletta la ragione sociale dell’azienda stessa. L’utilizzo di account email gratuiti comporta l’assegnazione di indirizzi email del tipo mario@gmail.com: dal punto di vista dell’interlocutore, sia esso un cliente, un collaboratore o altro, ciò non trasmette professionalità ed affidabilità.

Per queste ragioni, è sempre preferibile utilizzare email con un dominio personalizzato, del tipo mario@miaazienda.com: ciò è facilmente ottenibile affidandosi a hosting providers che forniscano un servizio SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) scalabile e serio.

 

La sicurezza prima di tutto

Nessuno si fiderebbe di mandare informazione sensibili o personali ad account email da quale abbia ricevuto spam o che sappia essere stato compromesso in passato: per questo è fondamentale che la vostra azienda si affidi a soluzioni software comprensive di protocolli di sicurezza avanzati e filtri spam.Questo si traduce in una maggiore tranquillità da parte vostra ma anche, e soprattutto, del cliente, che si fiderà di potervi spedire informazioni sensibili senza il timore di attacchi informatici.

 

Scegliete soluzioni flessibili

Nello scegliere l’email provider più adatto alle vostre esigenze, tenere in considerazione la flessibilità dei servizi offerti è fondamentale: un servizio standard di business email dovrebbe permettere ad esempio un accesso multi-utente di tipo gerarchico, in modo che sia il manager che il collaboratore possano avere il controllo della comunicazione aziendale in ogni momento, come nel caso di un dipendente in malattia o in ferie o l’aiuto nella risoluzione di un problema.

 

Lascia che le email lavorino per te

Le migliori soluzioni email a livello enterprise oggi offrono una serie di servizi integrati che aumentano l’efficienza ai task quotidiani. Questi strumenti comprendono: calendari per planning interni ed esterni, software d’ufficio (text editor, fogli di calcolo ecc.), filtri spam e malware, spazi di archiviazione cloud, sicurezza aumentata per la protezione di dati sensibili.

 

Risparmia tempo e denaro

Non è detto che una soluzione gratuita faccia risparmiare più di una soluzione di tipo aziendale: gli account di posta gratuiti hanno spesso limitazioni, come ad esempio sullo spazio di storage: ciò richiederebbe una manutenzione costante per eliminare gli allegati pesanti e si tradurrebbe nel lungo periodo in tempo sprecato.

 

Scegliete soluzioni scalabili

Per aziende in fase di crescita, dover cambiare provider di posta può essere un incubo: dati persi, tempi tecnici di switch, clienti che si vedono tornare indietro email importanti. Scegliere una soluzione di mailing aziendale consente invece di espandere i servizi al crescere delle necessità dell’azienda stessa, come ad esempio aumentare il numero di caselle, modificare lo spazio di storage, eseguire dei backup e integrare strumenti collaborativi.