Documenti aziendali: le migliori soluzioni per avere accesso ovunque e rapidamente

Documenti aziendali: le migliori soluzioni per avere accesso ovunque e rapidamente

Con l’avvento di connessioni internet sempre più veloci ed affidabili, si sono rese via via possibili nuove applicazioni sia in ambito enterprise che nel settore consumer: il cloud computing è oramai entrato ovunque, permettendo delle comodità impensabili fino a solo pochi anni fa.

In ambito enterprise i benefici del cloud vanno dai backup remoti ai sistemi di videosorveglianza, dai software as a service (Saas) a mille altre applicazioni, più o meno complesse.

Le possibilità di condivisione e accesso immediato ed in ogni luogo ai dati è probabilmente l’aspetto la cui comodità si avverte più facilmente: basta dotarsi di una connessione e dal proprio dispositivo (tramite opportune procedure di autenticazione) si hanno a disposizione le informazioni desiderate.

In questo articolo vedremo nello specifico come funziona la condivisione via cloud dei documenti in un ambito aziendale, attraverso le funzioni di collaborazione di uno degli strumenti più famosi e completi: Office365.

Microsoft Office: una panoramica

Quando si nomina Office, è raro non sapere a cosa si faccia riferimento: senza dubbio uno delle suite da ufficio più famose della storia dell’informatica, è utilizzato giornalmente da milioni di persone. Nelle sue versioni classiche, i programmi principali sono Word (videoscrittura), Excel (fogli di calcolo), Powerpoint (presentazioni) e Access (database).

Nel corso delle sue diverse iterazioni, Office si è arricchito man mano di strumenti sempre più avanzati per fornire un’esperienza utente trasparente fra i diversi programmi. Oltre a ciò, negli ultimi anni, hanno fatto la comparsa anche i primi strumenti di condivisione dei documenti e del flusso di lavoro.

Questa naturale evoluzione ha portato, nel 2013, alla nascita di un versione parallela di Office, chiamata Office 365, interamente basata sul cloud. Ciò significa che non vi saranno più programmi fisicamente installati in locale, ma si accederà ad una dashboard online nella quale sarà possibile trovare i diversi strumenti (e molti di nuovi) ed utilizzarli direttamente tramite browser.

La strategia di Office 365 è quella di fornire al cliente finale una suite completa di strumenti per la produttività aziendale, accessibili tramite una sottoscrizione mensile (senza dover quindi pagare la licenza del software interamente) e tutta una serie di strumenti accessori che facilitano la collaborazione fra membri di un team e la condivisione dei documenti stessi.

Documenti on the cloud: cosa cambia e cosa rimane lo stesso

Come dicevamo, l’approccio alla creazione dei documenti, siano essi testi, fogli di calcolo, presentazioni o altro, non cambia nella sua essenza: si ha sempre a disposizione un software che permette di preparare il documento, con tutti gli strumenti del caso, in maniera pressoché identica alla versione offline.

La differenza risiede nel fatto che a questi software si accede tramite browser, attraverso un sito web dedicato. Anche il documento finale non differisce da uno creato con una versione classica di Office: un documento Word salvato nella versione cloud di Office potrà tranquillamente essere salvato offline e aperto da un’altra versione del software.

La vere novità riguardano la gestione dei documenti e gli strumenti di collaborazione.

Strumenti collaborativi

In Office 365, membri diversi di un team, con le dovute autorizzazioni, possono accedere allo stesso spazio di archiviazione (cloud) dei documenti (attraverso il servizio OneDrive), aprirli, modificarli, annotarli e salvarli nuovamente.

Vi sono anche funzionalità più avanzate, come la collaborazione in tempo reale, un sistema di notifiche per mantenere coordinato il team o la possibilità di proporre e accettare revisioni. Il tutto senza dover inoltrare il file interessato a nessuno.

Strumenti di condivisione e gestione dei documenti

Come dicevamo, anziche salvare i file offline, in Office 365 i documenti vengono automaticamente salvati in uno spazio cloud (più o meno grande a seconda delle necessità) e resi immediatamente disponibili agli altri membri del team. Questo permette innanzitutto di minimizzare le perdite di dati o parti di documenti dovute a mancati salvataggi o danneggiamento dell’hardware, aumentando di molto il grado di sicurezza.

Office 365: uno strumento moderno per uffici decentrati

Nella moderna produttività aziendale, non si può prescindere dalla possibilità di avere sempre disponibili i documenti interni, ovunque ci si trovi. Office 365 e i suoi strumenti basati sul cloud rispondono esattamente a questa esigenza, non cambiando peraltro il workflow tradizionale.