Spam nelle Email Aziendali: Come far fronte al Problema

Spam nelle Email Aziendali: Come far fronte al Problema

Il problema delle email spam è trasversale rispetto all’utenza privata o business: si stima che di tutte le mail spedite giornalmente in tutto il mondo, almeno la metà siano mail indesiderate o, peggio, contenenti tentativi di phishing, per un totale che si avvicina ai 15 miliardi di mail giornaliere.

Ovviamente, per un’azienda il problema coinvolge aspetti più delicati, a partire dal tempo perso per ripulire le caselle email per arrivare ai rischi riguardanti la sicurezza informatica.

In questo articolo vedremo assieme 10 consigli pratici da mettere in atto per approntare una valida strategia di difesa contro il problema delle mail spazzatura.

 

1. Usare filtri email all’avanguardia

Il primo passo per combattare il problema dello spam è aumentare il grado di sicurezza dei filtri anti-spam: sia i programmi di posta aziendale che i grossi provider come Gmail, Hotmail e Yahoo prevedono gradi di sicurezza crescente, fino ad arrivare a concedere la ricezione di mail solo da indirizzi preimpostati.

Il nostro consiglio è di imparare ad utilizzare correttamente questi filtri, facendo però attenzione a non bloccare la ricezione da indirizzi in realtà sicuri.

2. Utilizzare servizi di domain privacy

Se è presente un sito aziendale con un proprio dominio, è bene “oscurare” i dati della proprietà del dominio utilizzando il servizio di domain privacy.

In caso contrario, i dati di contatto del proprietario del dominio rimarrebbero liberamente consultabili attraverso un semplice whois.

3. Utilizzare servizi di unrolling

Nel corso del tempo, la casella mail può intasarsi di mail da parte di servizi sottoscritti anche molto tempo fa i quali, seppur sicuri e legittimi, possono diventare inutili e quindi contribuire alla mole di spam quotidiano.

Esistono servizi anche gratuiti di unrolling che permettono di tenere sotto controllo le mailing list alle quali si è iscritti, con la possibilità di disiscriversi da quelle non più necessarie con un semplice clic.

4. Usare indirizzi mail diversi

Per prevenire lo spam, è possibile utilizzare un indirizzo email dedicato da usare per iscriversi a servizi promozionali, di marketing ecc. in maniera da far confluire in una casella unica tutti i messaggi non direttamente di carattere aziendale.

5. Utilizzare delle regole per organizzare le mail in arrivo

Qualsiasi programma di posta offre la possibilità di creare delle regole per catalogare automaticamente le mail in arrivo in cartelle predeterminate: questo permette di tenere separata la corrispondenza importante da quella meno importante, che potrà essere eliminata semplicemente svuotando la cartella in questione.

6. Non rispondere alle mail di spam

Un consiglio che potrebbe sembrare banale, è di non rispondere alle mail di spam, in quanto potrebbero contenere tentativi di phishing o ransomware, applicativi che nel peggiore dei casi possono criptare i file del computer.

7. Considerare l’utilizzo di servizi di routing

I servizi di mail routing agiscono come intermediari fra il mittente ed il destinatario, contrassegnando le mail di spam basandosi su liste note, e bloccandole (o inoltrandole a caselle apposite) prima che arrivino nella mailbox aziendale.

8. Non pubblicare il proprio indirizzo mail aziendale online

Script automatizzati possono prelevare gli indirizzi mail pubblicati in chiaro su siti web, forum, ed utilizzarli per inviare spam.

Una buona norma è “mascherare” l’indirizzo rimuovendo l’@ con un “at” o non pubblicandolo del tutto, utilizzando al suo posto un form di contatto.

9. Bloccare gli indirizzi da cui proviene lo spam

Tutti i client di posta sia offline che online prevedono la possibilità di bloccare in maniera permanente gli indirizzi da cui provengono le mail di spam, in maniera da non ricevere più posta in futuro, facendo però attenzione a non includere per errore in una lista di blocco indirizzi mail sicuri.

10. Considerare l’assunzione di uno specialista

Se si arriva al punto in cui la casella email risulta compromessa dalla quantità di spam presente, un’opzione è quella di assumere uno specialista (anche da remoto) che lavorerà per un periodo di tempo predeterminato o fino a risultato raggiunto per bonificare la casella e ripristinarne l’operatività.

I costi di un servizio simile variano molto ma in genere non sono proibitivi.

Lo spam sarà probabilmente sempre un problema per qualsiasi azienda, entro una certa misura, ma seguendo questi consigli si potrà facilmente mantenerlo entro una quantità accettabile, in maniera che non rappresenti un ostacolo alla produttività aziendale o un rischio alla cyber security.

Cosa usiamo in Solunet

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L’unione tra tecnologia Libra Esva, una analisi dello status delle caselle email aziendali e la competenza dei nostri tecnici, ha portato nel corso del tempo a numerosi casi di successo con la completa eliminazione dei problemi di spam.