Centralini VoIP: guida alla scelta

Centralini VoIP: guida alla scelta

Scegliere un sistema di comunicazione vocale che soddisfi tutte le necessità della fonia business-oriented è di importanza vitale per qualsiasi azienda, specialmente per la piccola media industria.

La rivoluzione VoIP (Voice over internet protocol) ha portato innumerevoli benefici, a partire dai costi, ed ormai è rappresentata da un gran numero di offerte, spesso molto differenti fra loro.

Come scegliere quella più adatta al proprio settore e alle dimensioni della propria azienda?

In questo articolo, vedremo assieme cinque punti che vale la pena considerare prima di scegliere la soluzione VoIP perfetta.

1. Delineare le proprie necessità

Alcune funzionalità, come l’id chiamante o l’inoltro e l’avviso di chiamata, sono presenti in quasi tutti i piani base delle offerte VoIP. A

ltre caratteristiche avanzate, come la trascrizione di chiamata, smistamento chiamate integrazioni con CRM e altri software aziendali, potrebbero invece essere disponibili su richiesta, ad un prezzo differente. 

Delineare dettagliatamente le caratteristiche assolutamente necessarie e quelle utili ma non indispensabili prima di procedere all’acquisto di un servizio VoIP permetterà di risparmiare denaro e soprattutto di non trovarsi con una soluzione complessa di cui verranno utilizzare effettivamente solo una parte delle funzionalità.

2. Stabilire un budget

Definire un prezzo massimo da destinare al servizio VoIP permetterà di scremare preventivamente una buona parte delle offerte commerciali esistenti, considerato che oramai la forbice di prezzo è molto ampia.

In questa fase è cruciale annotarsi cosa è compreso nel pacchetto in esame e cosa invece richieda un upgrade del contratto, per riuscire a fare delle comparazioni corrette.

3. Integrazioni con altri software

Uno dei punti di forza dei centralini VoIP è la possibilità di integrazione con gli altri software aziendali, come CRM, gestione vendite, analytics ed altro.

Queste integrazioni sono molto utili per ottenere un workflow unico fra chiamate vocali e gestione del cliente, ad esempio, ma anche per smistare le informazioni provenienti dai fornitori o con gli altri reparti dell’azienda.

Occorre dunque valutare la capacità del pacchetto VoIP in esame di integrarsi con altri software: anche nel caso questo non accada con un particolare applicativo, dovrebbe sempre essere presente la possibilità di utilizzare delle API esterne.

4. Sicurezza del sistema VoIP

Delle misure di sicurezza efficaci sono fondamentali nella comunicazione aziendale.

Il protocollo VoIP utilizza internet come mezzo di trasmissione, il che implica una limitata sicurezza di base a meno che non vengano messe in atto delle strategie efficaci, come ad esempio la cosiddetta end-to-end encryption (criptazione punto punto).

Oltre a questo, bisogna valutare anche la presenza di opzioni di sicurezza come autenticazione multi fattore e accesso sicuro ai dati.

5. Prezzo e caratteristiche del contratto

Una volta analizzati i punti precedenti, è probabile che ci si trovi già di fronte ad una selezione abbastanza stretta di offerte VoIP. A questo punto, si deve procedere ad analizzare le caratteristiche del contratto ed il relativo prezzo.

A parte i costi inerenti all’hardware e al software, occorre prestare particolare attenzioni ai costi di installazione, manutenzione e al supporto. Questi aspetti, spesso sottovalutati, fanno la differenza rispetto ad offerte che solo apparentemente sembrano uguali.

Questi erano i cinque punti da tenere a mente prima di scegliere un’offerta VoIP per la propria azienda: alcune di queste offerte avranno un prezzo basso ma prestazioni non ottimali, altre probabilmente comporteranno funzionalità non richieste, per la quali si pagherà inutilmente.

Utilizzando questo elenco sarà un po più semplice trovare il compromesso più adatto alle necessità del proprio business.